Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đối với vận chuyển FCL và LCL đường biển là tập hợp các tài liệu pháp lý, cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng và các giấy tờ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác bằng đường biển.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu này không chỉ là “chìa khóa” để hàng hóa có thể lưu thông qua cửa khẩu quốc tế, mà còn đóng vai trò đảm bảo quyền lợi thanh toán giữa các bên liên quan. Đồng thời, bộ hồ sơ này còn giúp kiểm soát rủi ro, hỗ trợ giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Các tài liệu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm thông tin quan trọng liên quan đến:
– Hàng hóa: Mô tả chi tiết về loại hàng, số lượng, đặc tính và chất lượng.
– Vận chuyển: Thể hiện phương thức vận chuyển, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có), ngày tàu khởi hành…
– Giá trị hàng hóa và hình thức thanh toán: Thông tin về giá trị thương mại của lô hàng và hình thức thanh toán đã thỏa thuận.
– Yếu tố pháp lý: Bao gồm thuế, thủ tục hải quan, kiểm dịch và các giấy phép liên quan (nếu có).
Ngay sau đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cụ thể từng loại chứng từ phổ biến trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu đối với vận chuyển FCL và LCL đường biển.
>>Đọc thêm: 5 LƯU Ý KHI VẬN CHUYỂN HÀNG LẠNH ĐƯỜNG BIỂN
1. Các chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
1.1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại quốc tế trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tài liệu thể hiện sự thỏa thuận giữa bên mua (buyer/importer) và bên bán (seller/exporter), trong đó nêu rõ các điều khoản liên quan đến loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá thành, phương thức thanh toán và vận chuyển. Đây là văn bản pháp lý cốt lõi, đóng vai trò nền tảng cho việc lập ra các loại chứng từ khác trong quá trình xuất nhập khẩu.
Một số thông tin trong hợp đồng thương mại bao gồm:
– Thông tin về chủ thể hợp đồng
– Thông tin về hàng hóa
– Giá trị hợp đồng
– Phương thức và điều khoản thanh toán
– Phương thức giao hàng và vận chuyển
– Thời hạn giao hàng
– Điều khoản về bảo hiểm, khiếu nại phạt vi phạm và những quy định khác
Hợp đồng thương mại
1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là chứng từ tài chính do bên bán lập để yêu cầu thanh toán từ bên mua đối với lô hàng đã giao. Đây là chứng từ cực kỳ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, phản ánh giá trị hàng hóa và là căn cứ để tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng VAT và các loại thuế liên quan.
Một số thông tin cần có trong Hóa đơn thương mại như:
– Thông tin bên mua và bên bán
– Ngày phát hành và mã số hóa đơn.
– Phương thức thanh toán
– Điều kiện Incoterms
– Mô tả chi tiết hàng hóa
– Đơn giá và tổng giá trị của lô hàng.
Hóa đơn thương mại
1.3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tài liệu mô tả chi tiết cách hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và hình thức đóng gói từng loại hàng. Chứng từ này do bên bán cung cấp, cùng với hóa đơn thương mại và vận đơn khi kiểm tra hải quan hoặc trong quá trình vận chuyển.
Một số thông tin cơ bản của phiếu đóng gói như:
– Thông tin bên bán và bên mua
– Cách thức đóng gói
– Chi tiết các kiện hàng: số lượng kiện, loại kiện, kích thước của từng kiện hàng (dài x rộng x cao)…
– Trọng lượng tịnh (net weight) và trọng lượng tổng (gross weight)
Phiếu đóng gói
1.4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
Vận đơn trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là chứng từ do người vận chuyển (shipping line hoặc forwarder) phát hành nhằm xác nhận rằng họ đã tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển từ cảng đi đến cảng đích theo yêu cầu của người gửi hàng. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong giao dịch xuất nhập khẩu bằng đường biển.
Một số thông tin trong vận đơn bao gồm:
– Thông tin về người gửi và người nhận hàng.
– Chi tiết hàng hóa: Số lượng container, số lượng kiện, mặt hàng, trọng lượng hàng…
– Tên tàu, số chuyến của tàu, ngày tàu khởi hành và các tuyến hành trình.
– Hình thức thanh toán cước vận chuyển: trả trước hay trả sau
– Điều kiện giao hàng theo Incoterms (nếu có)
Vận đơn
1.5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là chứng từ mà bên xuất khẩu hoặc nhập khẩu sử dụng để khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan của quốc gia liên quan. Chứng từ này có thể được nộp dưới dạng giấy hoặc điện tử (nộp online), tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia.
Một số thông tin cơ bản trong tờ khai hải quan như:
– Thông tin về các bên xuất khẩu và nhập khẩu.
– Mô tả chi tiết hàng hóa: Loại, số lượng, giá trị, mã HS code.
– Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
– Trị giá hàng hóa và thuế suất áp dụng.
Tờ khai hải quan
2. Một số chứng từ bổ sung khác tùy theo yêu cầu cụ thể của hợp đồng và quy định của từng quốc gia trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
2.1. Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit)
Thư tín dụng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là một phương thức thanh toán do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của bên mua, với cam kết sẽ thanh toán cho bên bán một khoản tiền xác định nếu người bán cung cấp đầy đủ các loại chứng từ theo đúng điều kiện đã được quy định trong L/C.
Có các loại tín dụng như:
– L/C có thể hủy ngang (Revocable L/C): Loại thư tín dụng này cho phép bên mở L/C điều chỉnh hoặc hủy bỏ bất kỳ lúc nào mà không cần phải thông báo trước cho các bên liên quan.
– L/C không thể hủy ngang (Irrevocable L/C): Thư tín dụng dạng này chỉ có thể được sửa đổi hoặc hủy bỏ nếu tất cả các bên tham gia đều đồng ý.
– L/C có xác nhận (Confirmed L/C): Ngoài ngân hàng phát hành, còn có một ngân hàng khác (thường là ngân hàng của người thụ hưởng) bảo đảm thanh toán, nhằm tăng độ tin cậy cho người bán.
Tín dụng thư
2.2. Chứng thư bảo hiểm (Insurance Certificate)
Giấy chứng nhận bảo hiểm trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tài liệu do công ty bảo hiểm cung cấp nhằm xác minh rằng lô hàng đã được mua bảo hiểm đầy đủ. Tài liệu này đảm bảo quyền lợi cho bên bán hoặc bên mua trong trường hợp hàng hóa gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
Một số thông tin cần có trong Chứng từ bảo hiểm như:
– Mô tả hàng hóa.
– Giá trị bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm.
– Số tiền bảo hiểm.
– Các điều khoản bảo hiểm.
Chứng thư bảo hiểm
2.3. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
Chứng nhận xuất xứ (C/O) trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là văn bản do cơ quan chức năng có thẩm quyền, như phòng thương mại hoặc cơ quan quản lý nhà nước, phát hành nhằm xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia cụ thể.
Các loại C/O phổ biến như:
– C/O Form A: Dành cho hàng hóa xuất khẩu từ các nước đang phát triển sang các nước phát triển theo chế độ ưu đãi GSP (Generalized System of Preferences).
– C/O Form D: Dành cho hàng hóa xuất khẩu giữa các nước ASEAN theo hiệp định AFTA (ASEAN Free Trade Area).
– C/O Form E: Dành cho hàng hóa xuất khẩu giữa các nước ASEAN và Trung Quốc theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN-Trung Quốc.
– Ngoài ra còn có rất nhiều loại C/O khác như C/O Form B, Form AJ, AK, AANZ, VJ, VC, VK…
Giấy chứng nhận xuất xứ
2.4. Giấy chứng nhận kiểm dịch
2.4.1. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tài liệu do cơ quan kiểm dịch thuộc nước xuất khẩu cấp, xác nhận rằng lô hàng – thường là thực vật hoặc nông sản – đã được kiểm tra và không mang mầm bệnh, dịch hại hoặc nguy cơ gây hại đến sức khỏe và môi trường.
Một số thông tin trong giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật như:
– Thông tin của bên xuất khẩu và bên nhận
– Thông tin chi tiết của hàng hóa
– Kết quả kiểm tra
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
2.4.2. Giấy kiểm dịch y tế (Health Certificate)
Giấy kiểm dịch y tế trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tài liệu được cấp theo quy định tại Thông tư 52/2015/BYT của Bộ Y tế, áp dụng cho các sản phẩm như thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, cũng như dụng cụ, bao bì, vật liệu tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm đã qua chế biến công nghiệp hoặc những sản phẩm có liên quan hay có nguồn gốc từ động vật. Giấy kiểm dịch y tế đóng vai trò quan trọng trong hồ sơ nếu doanh nghiệp muốn xuất khẩu các mặt hàng thực phẩm có liên quan đến động vật ra nước ngoài.
Một số thông tin cần có trong Giấy kiểm dịch y tế như:
– Thông tin của bên gửi và bên nhận
– Thông tin chi tiết của hàng hóa
– Thông tin của cảng đi và cảng chuyển tải
– Kết quả kiểm tra
Giấy kiểm dịch y tế
2.5. Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)
Chứng nhận hun trùng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là chứng từ được cấp bởi các tổ chức có thẩm quyền sau khi hàng hóa xuất khẩu đã trải qua quá trình phun thuốc để tiêu diệt côn trùng hoặc sinh vật gây hại nhằm đảm bảo an toàn trong vận chuyển quốc tế.
Một số thông tin cơ bản trong giấy chứng nhận hun trùng như:
– Mô tả chi tiết hàng hóa
– Thông tin về loại thuốc hun trùng
– Địa điểm hun trùng
– Thời gian hun trùng
Giấy chứng nhận hun trùng
Trong bối cảnh thương mại quốc tế không ngừng mở rộng, việc kiểm soát và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu một cách chính xác, kịp thời trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Xử lý chứng từ nhanh chóng không chỉ rút ngắn thời gian vận hành mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí và gia tăng hiệu quả toàn chuỗi cung ứng.
TMC thấu hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu riêng biệt trong hoạt động xuất nhập khẩu. Vì vậy, với hơn 27 năm kinh nghiệm, TMC tự hào mang đến giải pháp logistics toàn diện, ngoài những dịch vụ như vận chuyển đường biển, đường bộ, đường hàng không, chúng tôi còn cung cấp thêm các dịch vụ hỗ trợ khác như khai báo hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch, vận chuyển door to door (D2D)… Đội ngũ chuyên gia tận tâm và giàu kinh nghiệm của TMC luôn sẵn sàng đồng hành xuyên suốt quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa của quý doanh nghiệp được vận chuyển an toàn đến điểm đích.
Nếu quý khách đang tìm kiếm một đối tác vận chuyển đường biển uy tín, chuyên nghiệp, có thể hỗ trợ về mặt giấy tờ hoặc cần giải đáp bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với TMC qua thông tin dưới đây để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất!
Nguồn: TMC biên tập và tổng hợp
CÔNG TY CỔ PHẦN THAMI SHIPPING & AIRFREIGHT
Tel: 028 3775 0888 (50 lines)
Hotline: 0901 139 019
Email: info@thamico.com
