Proforma invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Vậy bạn có biết hóa đơn chiếu lệ là gì? Hãy cùng TMC tìm hiểu về Proforma Invoice là gì, cách phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice qua bài viết dưới đây nhé!
1. Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là gì?
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu, proforma invoice – hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ – là một loại chứng từ quan trọng. Đây là bản nháp của commercial invoice (hóa đơn thương mại), được người bán phát hành nhằm cung cấp cho người mua thông tin sơ bộ về sản phẩm, mẫu mã, số lượng, đơn giá và tổng giá trị đơn hàng.
Tuy có hình thức và nội dung tương tự như hóa đơn chính thức, nhưng proforma invoice không có giá trị thanh toán hay ràng buộc pháp lý trong kế toán. Thay vào đó, khi có hóa đơn chiếu lệ thì 2 bên người mua và người bán sẽ tiếp tục bàn bạc, trao đổi và thống nhất những điều khoản có trong hợp đồng. Lúc này, hai bên có thể thay đổi và xem xét thêm những thông tin có trong hóa đơn chiếu lệ cho đến khi đạt được thỏa thuận phù hợp.
2. Khi nào cần sử dụng Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)?
Không giống như commercial invoice, việc phát hành proforma invoice không bắt buộc trong mọi giao dịch. Tuy nhiên, proforma invoice thường được sử dụng trong các tình huống sau:
– Khi chưa đủ điều kiện phát hành hóa đơn thương mại hay chưa có thông tin đầy đủ, nhưng cần cung cấp thông tin ban đầu để hai bên thỏa thuận trước khi phát hành hóa đơn thương mại.
– Người bán cần cung cấp tài liệu xác nhận giá trị đơn hàng để hỗ trợ khách hàng làm thủ tục hải quan, xin giấy phép hoặc hồ sơ thanh toán quốc tế.
– Trường hợp hàng hóa chưa giao nhưng người mua cần biết chi tiết thông tin sản phẩm.
Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò như công cụ hỗ trợ trong quá trình đàm phán và thỏa thuận giao dịch, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
3. Nội dung chính của Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
Một proforma invoice tiêu chuẩn cần thể hiện rõ các thông tin cơ bản sau:
– Thông tin người bán và người mua (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế)
– Số proforma invoice và ngày phát hành
– Điều kiện thanh toán theo thỏa thuận, ví dụ T/T 100%, đặt cọc T/T: 30%, L/C 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy.
– Thông tin lô hàng: mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị
– Port of loading: Tên cảng xếp hàng.
– Port of destination: Tên cảng đến.
– ETD/ ETA (Estimated time of delivery/ Estimated Time of Arrival): Ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.
Lưu ý: Nội dung hóa đơn chiếu lệ có thể thay đổi trong quá trình đàm phán và không có giá trị pháp lý trong việc thanh toán hoặc hạch toán kế toán.
4. So sánh Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Điểm giống & khác nhau
Cả hai loại hóa đơn giống nhau ở chỗ đều chỉ rõ giá cả và đặc điểm của hàng hóa, thường proforma invoice sẽ dùng khi gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.
Xét về các điểm khác nhau:
| Tiêu chí | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
| Thời điểm phát hành | Trước khi giao hàng | Sau khi giao hàng hoặc chốt giao dịch |
| Giá trị pháp lý | Không có – chỉ dùng để tham khảo, thương lượng | Có giá trị pháp lý – dùng trong thanh toán & khai báo |
| Tính ràng buộc | Giống bảng báo giá, không ràng buộc mua bán | Ràng buộc – xác nhận giao dịch đã hoàn tất |
| Khả năng thay đổi | Có thể thay đổi trước khi ký kết hợp đồng chính thức | Không thay đổi – đã chốt và dùng để hạch toán |
| Hạch toán | Không có | Được dùng để hạch toán và thủ tục thông quan xuất nhập khẩu. |
5. Lợi ích khi sử dụng Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) trong xuất nhập khẩu
Dù không phải chứng từ chính thức, proforma invoice vẫn mang lại nhiều giá trị trong giao dịch thương mại quốc tế:
– Minh bạch thông tin: Cung cấp chi tiết về sản phẩm, giá cả, số lượng, điều kiện thanh toán… giúp hạn chế sai sót và hiểu lầm giữa các bên.
– Tăng tính chuyên nghiệp: Gửi proforma invoice thể hiện sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác, đặc biệt trong giao dịch quốc tế.
– Hỗ trợ tài chính: Giúp doanh nghiệp chủ động dự toán chi phí, lập kế hoạch thanh toán và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn trong toàn bộ chuỗi xuất nhập khẩu.
Ngoài ra, việc có một hóa đơn chiếu lệ chính xác còn hỗ trợ công tác đối chiếu chứng từ, lưu trữ hồ sơ, và báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp dễ dàng phối hợp với bộ phận kế toán, kiểm toán hoặc cơ quan quản lý khi cần thiết.
Qua bài viết trên, TMC đã cung cấp một vài thông tin cơ bản về proforma invoice (hóa đơn chiếu lệ), cũng như sự khác biệt giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại. Dù không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại, nhưng hóa đơn chiếu lệ lại là tài liệu không thể thiếu để thúc đẩy giao dịch và tạo nền tảng vững chắc cho quá trình ký kết hợp đồng.
Nếu quý khách hàng cần được tư vấn về dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên nghiệp hay các dịch vụ hỗ trợ khác: chứng từ, thủ tục hải quan,… Đừng ngần ngại liên hệ với TMC qua thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!
Nguồn: TMC tổng hợp và biên tập
CÔNG TY CỔ PHẦN THAMI SHIPPING & AIRFREIGHT
Tel: 028 3775 0888 (50 lines)
Hotline: 0901 139 019
Email: info@thamico.com
